ОТВЕТ:
Принцип работы любой системы менеджмента качества упрощенно состоит в организации непрерывного цикла: разработка документации по основным процессам (СОП) → фиксация выявленных несоответствий по СОП→ анализ несоответствий → улучшение документации (СОП) → фиксация несоответствий по СОП…. и т.д.
Фиксация выявленных несоответствий может производиться путем составления актов, протоколов, служебных записок, прочих документов или записей в журналах. В нормативных документах системы качества нет указаний на конкретные формы ведения записей.
Для фиксации несоответствий по основным процессам нами рекомендован Журнал внутреннего контроля качества, так это наиболее удобная и менее обременительная форма учета всех выявленных нарушений. Такой журнал заводится на каждую аптечную организацию, и может быть разбит на разделы по процессам: приемки, хранения, реализации, транспортировки и т.д.
Технология и регламент каждого процесса определен СОПом, это - эталон выполнения процесса. Любое отклонение от эталона является несоответствием, и оно фиксируется в Журнале внутреннего контроля качества.
Важно понимать, что фиксация несоответствий ведется не с целью наказания работника, допустившего нарушение, а для выявления системных ошибок (когда одинаковые ошибки совершаются регулярно или повторяются разными людьми). В этом случае и возникает необходимость пересмотра технологии работы по процессу, или повышения квалификации специалиста, перевод его на другой участок работы.
При внутренней проверке аптеки (внутреннем аудите) рекомендуется результаты проверки оформлять отдельным Актом, так как внутренний аудит проводится комиссией, назначенной Руководителем организации, и Акт должен быть подписан всеми членами комиссии и руководителем проверяемого подразделения (аптеки). Подшиваются Акты в отдельную папку «Внутренние аудиты». Акты также являются документами фиксации выявленных несоответствий.
