ОТВЕТ:
Отдельный журнал на каждого поставщика заводить не нужно. Журнал ПКУ ведётся не по поставщикам, а по лекарственному препарату: по каждому торговому наименованию, отдельно для каждой дозировки, лекарственной формы и единицы измерения.
По приказу Минздрава России № 378н регистрация операций ведётся по каждому торговому наименованию лекарственного средства, для каждой отдельной дозировки и лекарственной формы — на отдельном развёрнутом листе журнала или в отдельном журнале. То есть аптечная организация может выбрать удобный вариант: один общий журнал с отдельными развёрнутыми листами по каждому препарату или отдельный журнал на конкретный препарат, дозировку и форму.
Если один и тот же препарат ПКУ поступил от нескольких поставщиков, каждый приход отражается отдельно. В журнале нужно указать каждый приходный документ: его номер, дату и количество поступившего лекарственного средства. Нельзя объединять несколько накладных одной общей строкой за месяц без детализации по документам.
Алгоритм заполнения при нескольких поставщиках:
- ✔
завести отдельный развёрнутый лист или отдельный журнал по конкретному препарату, дозировке и лекарственной форме.
- ✔
Внести остаток на начало периода, если он есть.
- ✔
Каждое поступление отразить отдельной строкой по соответствующему приходному документу.
- ✔
Указать дату и номер приходного документа.
- ✔
Указать количество поступившего препарата.
- ✔
Расход отражать ежедневно на основании рецептов, требований медицинских организаций или других документов-оснований.
- ✔
После приходных и расходных операций рассчитывать остаток по журналу.
- ✔
На последнее число месяца сверить остаток по журналу с фактическим наличием и внести запись о фактическом остатке.
Если в течение месяца было 10 поставщиков или 10 накладных, в журнале будет 10 отдельных приходных записей. Главное — чтобы по каждой записи можно было понять, по какому документу препарат поступил и как дальше изменялся остаток.
Например, если препарат поступил:
- ✔
5 марта — по накладной № 15 от поставщика А, 20 упаковок;
- ✔
12 марта — по накладной № 48 от поставщика Б, 30 упаковок;
- ✔
21 марта — по накладной № 77 от поставщика В, 10 упаковок,
то в журнале нужно сделать три отдельные приходные записи. После этого ежедневный расход отражается в соответствующих графах расхода, а остаток пересчитывается с учётом всех приходных и расходных операций.
Если на конец месяца по препарату остаётся остаток, он переносится на следующий месяц как начальный остаток. Повторно приходный документ по этой же партии как новый приход не оформляют, потому что поступление уже было отражено ранее. В новом месяце продолжают учитывать движение препарата от перенесённого остатка.
При бумажном ведении журнал до начала использования нужно сброшюровать, пронумеровать, скрепить подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя и печатью при её наличии. Поэтому перед началом ведения бумажного журнала желательно заранее оценить, сколько листов потребуется по каждому препарату.
При электронной форме ведения листы журнала по действующим правилам распечатываются, нумеруются, подписываются уполномоченным лицом и брошюруются в установленном порядке. Электронный формат не отменяет требования к раздельному учёту по препарату, дозировке и лекарственной форме.
Приходные и расходные документы или их копии по журналу № 378н нужно хранить вместе с журналом, чтобы при проверке можно было подтвердить каждую запись. Если запись есть, а документа-основания нет, у аптеки возникает риск претензий к достоверности учёта.
Отдельно нужно учитывать правовой режим препарата. Для большинства лекарственных средств из перечня ПКУ применяется приказ № 378н. Если препарат содержит наркотические средства или психотропные вещества, применяются специальные журналы по постановлению Правительства РФ № 644. Если операция связана с прекурсорами, используется порядок по постановлению № 1846.
Типичные ошибки при заполнении журнала:
- ✔
вести один общий лист сразу по нескольким дозировкам;
- ✔
объединять приход от разных поставщиков одной суммой;
- ✔
не указывать номер и дату приходного документа;
- ✔
вносить расход не ежедневно, а задним числом;
- ✔
не переносить остаток на следующий месяц;
- ✔
не сверять фактический остаток на последнее число месяца;
- ✔
хранить документы-основания отдельно так, что их невозможно быстро сопоставить с журналом;
- ✔
исправлять записи без подписи уполномоченного лица.
Нормативная опора: приказ № 378н устанавливает, что поступление лекарственного средства отражается по каждому приходному документу отдельно с указанием номера и даты, расход записывается ежедневно, а на последнее число каждого месяца уполномоченное лицо сверяет фактическое наличие лекарственных средств с остатком по журналу. Для НС и ПВ применяются специальные правила по постановлению № 644, для прекурсоров — постановление № 1846.
Нужны готовые документы для аптеки по ПКУ с учётом актуальных требований?
В сборнике «Предметно-количественный учет (ПКУ) для аптек» от МедИнфо24 вы найдёте инструкции по калия перманганату и этиловому спирту, СОП по хранению, учёту и отпуску препаратов ПКУ, приказы, журнал ПКУ и журнал регистрации операций с прекурсорами.
Документы разработаны экспертами, предоставляются в формате Word и отправляются на e-mail в течение 10 минут после оплаты.
Готовые формы документов по ПКУ для аптек помогают быстрее привести внутренний порядок, журналы и инструкции в соответствие с действующими требованиями, подготовиться к проверке и снизить риск замечаний со стороны контролирующих органов.
Узнать больше >>>
